Fundamentos del control

¿Cual es la importancia del control?  Primeramente debemos definir el concepto de control: Se conoce como un proceso para asegurar que las actividades reales de ajusten a las actividades planificadas, permitiendo así corregir cualquier desviación importante.

*El control es importante debido a su vínculo final en la cadena funcional de la administración, nos permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

*Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias, de tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

*Un sistema de control efectivo asegura que, al término de las actividades, se logran las metas organizacionales.

Enfoques para diseñar un sistema de control

*Enfoque de mercado: Este enfoque generalmente se emplea cuando la empresa maneja productos y servicios claramente especificados, así mismo diversificados y donde existe una fuerte competencia en el mercado, utilizando elementos externos, por ejemplo una empresa que tiene diferentes líneas de productos en el mercado, como P&G debe evaluar cada producto por separado para ver cuales son las necesidades y la competencia que tiene cada uno.

*Enfoque burocrático: Se concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. El control depende de la descripción de puestos bien definidos para asegurar que los empleados exhiban comportamientos apropiados y reúnan las normas de desempeño. Por ejemplo un departamento especifico de una compañía (finanzas, producción, recursos humanos, mercadeo) donde los empleados van a actuar o trabajar conforme a las indicaciones y reglamentos establecidos por la alta gerencia.

*Enfoque de clan: Bajo este control los comportamientos de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son compartidos. Por ejemplo, cuando un grupo de trabajadores se siente identificado con la cultura organizacional de la empresa, todos van a actuar bajo las mismas normas y valores compartidos.

Tipos de control

*Control de fomento al avance: se realiza antes de que el proceso operacional comience, este tipo de control evita o previene los problemas por anticipado, por medio de la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar el éxito en las funciones. Por ejemplo, una empresa  encargada de la producción de zapatos de cuero finos, debe asegurar antes que el material que esta ingresando para llevar a cabo la fabricación sea el correcto (calidad, estilo, color) para así evitar futuros problemas  que atrasen la producción.

*Control concurrente: es el que se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para realizar el plan bajo las condiciones requeridas. Por ejemplo, si tenemos una panadería, y estamos elaborando algún tipo de repostería, digamos queque seco, tenemos que verificar que cuando se este horneando la temperatura este a un nivel adecuado para una correcta cocción del queque, de lo contrario corremos el riesgo de que se queme.

*Control de retroalimentación: se enfoca en la información o resultados obtenidos de operaciones anteriores, para prevenir o corregir posibles desviaciones en los procedimientos  del futuro. Por ejemplo, en la industria de cosméticos, si en la elaboración de una crema facial encontramos un ingrediente que causa algún tipo de reacción alérgica en la piel, debemos informar a cerca del error encontrado para corregirlo en las siguientes fabricaciones de la misma crema.

Referencias:

Fundamentos de la administración –Robins y decenzo-