Cierre y Conclusión

• Mi día como administradora

El proyecto final del curso de teoría II era trabajar un día completo con algún administrador para conocer como es el ambiente dentro de una empresa y aplicar los conocimientos adquiridos en el curso.

Tuve la grata oportunidad de trabajar dos días en la tarde en FundaTEC, Fundación Tecnológica de Costa Rica.

Para conocer un poco a cerca de esta organización fue creada en 1987 con el objetivo de coadyuvar el mejoramiento de los servicios académicos que el tecnológico de Costa Rica presta a diferentes sectores de la sociedad costarricense.

Se me dio la oportunidad de trabajar con dos administradoras, estuve al lado de Bach. Gioconda Gómez, jefe gestión de proyectos y Licda. Elisa Solano. Directora financiero-contable. Fue una gran experiencia poder compartir con ellas y observar como son sus funciones diarias, y el desarrollo dentro de esta organización. Conocí muchas personas que son excelentes en el trabajo que realizan y adquirí nuevos conocimientos que me ayudaran en mi futuro como administradora.

• Conclusiones a cerca del curso Teoría Administrativa II

Sin duda alguna, este curso me dio la oportunidad de aumentar mis conocimientos del curso de teoría I y de adquirir nuevos, que son sumamente importantes e indispensables para en un futuro ser una  administradora eficaz y eficiente.

Temas como el liderazgo, trabajo en equipo, la comunicación, responsabilidad social, fueron algunos de los que el profesor nos ayudo a comprender y también fueron mis favoritos, porque logre conocer la importancia que tiene aplicar cada uno dentro de las organizaciones modernas, y como califican estos a un administrador para ser un buen líder.

La experiencia de formar grupos de trabajo dentro de este curso para llevar a cabo distintas tareas, me demuestra lo importante que es poder contar con otras personas para desarrollar algún trabajo, debido a que “dos cabezas piensan mas que una”  y si todos nos involucramos de la misma forma y trabajamos en conjunto con un mismo objetivo, es más fácil lograrlo.

De este curso me quedan experiencias, nuevos conocimientos y sobre todo nuevos amigos, debido a que contábamos con un excelente profesor que se esforzó porque conociéramos el mundo de las empresas por medio de charlas y giras educativas,  donde convivíamos todos y compartíamos ideas.

• Conclusión del blog

En este día, concluye una etapa importante en este curso, debido a que hoy este blog llega a su fin; por medio de este tuve la oportunidad de compartir conocimientos, experiencias, opiniones y otros, pero lo más importante fue conocer las opiniones de las personas que lo siguen.

Le agradezco a mi profesor Juan Carlos, a mis compañeros de curso y demás seguidores de este blog, por participar activamente en el.

“Ponerse en movimiento es importante, pero lo mas importante es mantener el entusiasmo inicial, persistir y no rendirse a pesar de las dificultades. Porque vamos a tener tropiezos. La clave no esta en no caerse, sino en saber levantarse y continuar” 

Paulo Coelho

-El pasado viernes 26 de octubre, nuestro grupo de teoría administrativa II realizó una gira educativa a la empresa multinacional de productos de consumo Procter & Gamble, la cual tenia como objetivo conocer como se aplican en esta empresa temas como el trabajo en equipo, liderazgo, formulación de objetivos e implementación de estrategias, responsabilidad social, comunicación, entre otros temas que fueron objeto de estudio en nuestro curso.

-En si, la gira fue muy educativa y se cumplieron todas las expectativas que tenia a cerca de tan importante entidad. En charlas brindadas por algunos de sus gerentes, relacionadas con  varios campos de la administración,  nos expusieron la realidad a cerca de la vida laboral dentro de una empresa de esta magnitud, pero lo más relevante son las opciones se superación personal del personal dentro de esta, ofreciéndoles crecer y desarrollar sus capacidades en diferentes cargos.

-El tema que me pareció mas importante fue el de los programas de responsabilidad social con los que cuentan, actualmente,  esta asociado con United Way y están trabajando en el programa “Nacer Aprendiendo”, me parece un programa muy humano que va dirigido a mejorar la vida de los niños, creando conciencia a cerca de lo importante que es invertir en su desarrollo, ofreciendo herramientas para proporcionarles un desarrollo optimo durante sus primeros años de vida.

-Considero muy importante que los empleados de esta empresa se sientan identificados con la niñez, motivados a apoyar esta noble causa alrededor del mundo, es algo que los diferencia de las demás organizaciones, debido a que el financiamiento para tan importante proyecto se proporciona en parte gracias a los empleados de P&G, quienes donan voluntariamente a través de un programa “un poquitico de mi”, y este fondo se suma a la inversión de P&G.

-Una vez mas se demuestra la importancia que tiene para nosotros como estudiantes aprender el idioma ingles, un idioma tan necesario que nos abrirá muchas puertas en el mercado laboral, debido a que por ser esta una organización multinacional, su personal  debe dominar este lenguaje; demostrando la capacidad del personal de la empresa P&G  y accediendo a las oportunidades de ir creciendo día con día brindadas por esta organización; como nos explicaban, los gerentes no se buscan en el mercado externo, sino que nacen dentro de la organización y se desarrollan con el transcurrir de los años.

-P&G ocupa el tercer lugar en el mundo de preferencia laboral, cada día hay mas personas interesadas en formar parte de esta importante organización, incluyendo esta joven estudiante, con altas expectativas de superación profesional y desarrollo personal.

Fundamentos del control

¿Cual es la importancia del control?  Primeramente debemos definir el concepto de control: Se conoce como un proceso para asegurar que las actividades reales de ajusten a las actividades planificadas, permitiendo así corregir cualquier desviación importante.

*El control es importante debido a su vínculo final en la cadena funcional de la administración, nos permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

*Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias, de tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

*Un sistema de control efectivo asegura que, al término de las actividades, se logran las metas organizacionales.

Enfoques para diseñar un sistema de control

*Enfoque de mercado: Este enfoque generalmente se emplea cuando la empresa maneja productos y servicios claramente especificados, así mismo diversificados y donde existe una fuerte competencia en el mercado, utilizando elementos externos, por ejemplo una empresa que tiene diferentes líneas de productos en el mercado, como P&G debe evaluar cada producto por separado para ver cuales son las necesidades y la competencia que tiene cada uno.

*Enfoque burocrático: Se concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. El control depende de la descripción de puestos bien definidos para asegurar que los empleados exhiban comportamientos apropiados y reúnan las normas de desempeño. Por ejemplo un departamento especifico de una compañía (finanzas, producción, recursos humanos, mercadeo) donde los empleados van a actuar o trabajar conforme a las indicaciones y reglamentos establecidos por la alta gerencia.

*Enfoque de clan: Bajo este control los comportamientos de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son compartidos. Por ejemplo, cuando un grupo de trabajadores se siente identificado con la cultura organizacional de la empresa, todos van a actuar bajo las mismas normas y valores compartidos.

Tipos de control

*Control de fomento al avance: se realiza antes de que el proceso operacional comience, este tipo de control evita o previene los problemas por anticipado, por medio de la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar el éxito en las funciones. Por ejemplo, una empresa  encargada de la producción de zapatos de cuero finos, debe asegurar antes que el material que esta ingresando para llevar a cabo la fabricación sea el correcto (calidad, estilo, color) para así evitar futuros problemas  que atrasen la producción.

*Control concurrente: es el que se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para realizar el plan bajo las condiciones requeridas. Por ejemplo, si tenemos una panadería, y estamos elaborando algún tipo de repostería, digamos queque seco, tenemos que verificar que cuando se este horneando la temperatura este a un nivel adecuado para una correcta cocción del queque, de lo contrario corremos el riesgo de que se queme.

*Control de retroalimentación: se enfoca en la información o resultados obtenidos de operaciones anteriores, para prevenir o corregir posibles desviaciones en los procedimientos  del futuro. Por ejemplo, en la industria de cosméticos, si en la elaboración de una crema facial encontramos un ingrediente que causa algún tipo de reacción alérgica en la piel, debemos informar a cerca del error encontrado para corregirlo en las siguientes fabricaciones de la misma crema.

Referencias:

Fundamentos de la administración –Robins y decenzo-

Reflexión

¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?

"La evidencia arqueológica y antropológica más antigua, revela que la adaptación evolutiva más importante de la especie humana y sin duda la responsable de su éxito y dominio sobre su entorno; fue la eficiente capacidad de comunicación, que favoreció el desarrollo de sociedades, la perdurabilidad de los elementos que construyeron su cultura, el desarrollo de tecnologías y su transmisión generacional. Desde la antigüedad, la historia nos ilustra cómo la Comunicación es la herramienta que conduce al éxito o fracaso del ser humano". 

**Entendemos la comunicación como el proceso de trasferencia y comprensión de significados. Debido a que en todas las actividades que realiza un administrador esta presente la comunicación, éste debe desarrollar sus habilidades para perfeccionarla con los demás.

**¿Que pasaría si una administrador no logra comunicar los mensajes a sus subordinados con claridad y congruencia? Al existir tantos problemas que pueden ocasionar la distorsión del significado de un mensaje, un gerente debe tener la capacidad de dar a entender las tareas de forma clara, para que esta se pueda realizar de la mejor manera, cumpliendo con los estándares y requerimientos deseados.

**Una comunicación asertiva le permitirá al administrador entablar buenas relaciones laborales con sus empleados, cumplir con su labor de líder y dar ordenes y mandatos de forma explicita y clara, para lograr llevar a cabo todas las funciones de la empresa, ya sea de servicios o productos, de la mejor manera, buscando mejorar día con día.

"El que sabe pensar, pero no sabe expresar lo que piensa, está en el mismo nivel que el que no sabe pensar"

Pericles

Barreras de la comunicación

*La comunicación  el proceso de trasferencia y comprensión de significados. Muchas veces el mensaje que ha codificado el receptor no es el mismo que el que pretendía enviar el transmisor. Existen una serie de barreras tanto interpersonales como intrapersonales, que pueden rebasar el control que se pretenda, limitando la comprensión del mensaje.

• Filtrar: se refiere a la manipulación deliberada de la información por parte del emisor de modo que parezca más favorable a los ojos del receptor. Podemos esperar que aparezcan filtrados siempre que haya diferencias de estatus, factores como el temor de comunicar malas noticias y el deseo de complacer al jefe llevan a los empleados a contar a sus superiores lo que creen que quieren oír distorsionan las comunicaciones ascendentes.

• Percepción selectiva: El receptor ve y escucha selectivamente, basado en sus necesidades, motivaciones, experiencias, antecedentes y otras características personales. El receptor también proyecta sus intereses y esperanzas en las comunicaciones cuando las codifica.

• Sobrecarga de información: los individuos tiene una capacidad finita para procesar información, cuando la información con la que tenemos que trabajar excede nuestras facultades se produce una sobrecarga de información. Por ejemplo con el correo electrónico, cada vez mas administradores y profesionistas se quejan  de de sufrir una sobrecarga informativa  con  mensajes electrónicos, telefonemas, faxes, por lo que descartan, ignoran u olvidan cierta información hasta que la sobrecarga cede, en cualquier caso se pierde información.

• Emociones: el estado de ánimo que se tenga en el momento de recibir un mensaje, influirá en la forma de interpretarlo.

• Lenguaje: Las palabras tienen distintos significados para diversas personas. Variables como la edad, educación y antecedentes son tres de las más obvias que intimen en el lenguaje que usa una persona. Los receptores aplicaran su propia definición a las palabras comunicadas.

• Género: la reacción de un hombre o una mujer  ante algún tipo de comunicación, podría ser diferente, debido a que cada género  posee un estilo de comunicación distinto.

• Cultura nacional: diferencias en la comunicación que surgen de los diferentes idiomas que usan las personas para comunicarse y de la cultura nacional de la cual forman parte, las diferencias culturales pueden afectar la forma en que un gerente decide comunicarse.

*Si nosotros aceptamos que existen barreras, este es solo el primer paso a la solución, y poder entablar una comunicación eficaz. Lo más importante para un gerente es buscar la forma de superar esas barreras que entorpecen la comunicación, algunas sugerencias son:

• Use la retroalimentación: podemos atribuir muchos de los problemas de la comunicación directamente a los malos entendidos y a las verdades a medias, corrobore la exactitud de lo que haya sido comunicado, o lo que usted piensa que ha escuchado. El gerente puede hacer una serie de preguntas acerca del mensaje con el fin de determinar si este ha sido recibido como se pretendía.

• Simplifique el lenguaje: la comprensión mejora cuando se utiliza un lenguaje sencillo, utilice únicamente palabras que puedan ser entendidas por el público al que van dirigidas; así evitaremos que el lenguaje se convierta en una barrera.

• Escuche con atención: no es lo mismo oír que escuchar, muchas veces cuando una persona nos habla oímos (acto pasivo), pero en realidad no escuchamos (tratar de encontrar el significado de algo). Se debe escuchar buscando el significado completo del mensaje, sin formular juicios ni interpretaciones prematuras.

• Controle sus emociones: sabemos que las emociones pueden obnubilar y distorsionar gravemente la transferencia de significado. Reconozca cuando se han desbocado sus emociones, y si ocurre, lo mejor que puede hacer es detener la comunicación hasta que recupere la compostura.

• Cuide los indicios no verbales: tomando en cuenta que los mensajes no verbales tienen mucha importancia, se deben vigilar los indicios no verbales para asegurar que la trasmisión del mensaje sea correcta. Recuerde que sus actos dicen más que sus palabras, por lo tanto procure que ambos sean congruentes.

Referencias:

*Fundamentos de administración -Robins y Decenzo-2009

*http://jcvalda.wordpress.com/2009/10/12/como-superar-las-barreras-que-dificultan-la-comunicacion-de-la-familia-empresaria/

*http://redi.um.es/campusdigital/cultural/medios-de-comunicacion/5811-superar-las-barreras-comunicativas

¿Existe algún líder que usted admire?

En mi caso personal, admiro mucho al líder Japonés Akio Toyoda, presidente y CEO  de “Toyota Motor Corporation”

Entres sus estudios están:

• MBA-Babson College
• Facultad de Derecho -Universidad de Keio

 *Akio Toyoda, de 55 años, parecía haber llegado a ese puesto más por herencia de sus ancestros (es el nieto de fundador Kiichiro) que por sus cualidades. Pero resulta que las predicciones eran completamente erróneas. 

*Toyoda, A pesar de haber asumido la dirección hace menos de dos años, ya ha infundido un nuevo espíritu en su compañía, de acuerdo con los reportes; sacándola de sus dificultades tras múltiples retiros del mercado en 2010 y la devastación provocada por el terremoto y el maremoto japonés. 

*Admiro su espíritu emprendedor e innovador, debido a que frecuentemente se dedica a encontrar nuevas formas de lograr que la compañía crezca, tanto en el ámbito tecnológico como innovador, todo esto a pesar de las dificultades por las que ha pasado esta compañía, mencionadas anteriormente, su líder ha tratado de encontrar el tiempo necesario para asumir un papel activo en el desarrollo de nuevos modelos de vanguardia. 

*Toda esta información nos deja en claro que es un líder visionario, que toma modelos del pasado e intenta mejorarlos en todos los sentidos, además de que cuenta con la capacidad de crear, tiene ideas realistas y atractivas que se podrán llevar a cabo en el futuro, como un ejemplo de esto tenemos esta noticia que ya fue difundida en todo el mundo:

“Toyota sacará al mercado 21 nuevos modelos híbridos para finales de 2015”

La meta de la marca japonesa es llegar a vender al menos un millón de unidades de este tipo de vehículos en dos años.

Corrientes nuevas en el tema del liderazgo

“Se reconoce la importancia del liderazgo como una tarea y una capacidad gerencial de gran relevancia en las labores de dirección a cualquier nivel dentro de una organización; las que al estar enmarcadas en un contexto de constante incertidumbre y nuevos retos pueden considerarse como ventajas competitivas reales en la medida que posibilitan la consecución de los objetivos planteados por las empresas”.

Existen tres corrientes nuevas en el tema, las cuales adoptan una visión más práctica del liderazgo, es decir estas  corrientes, estudian el liderazgo como lo haría cualquier ciudadano común.

• Teoría del liderazgo carismático:

*La teoría del liderazgo carismático es una extensión de la teoría de la atribución. Señala que los seguidores hacen atribuciones de habilidades heroicas o extraordinarias al liderazgo cuando observan determinados comportamientos. En su mayor parte, los estudios sobre el liderazgo carismático se han dirigido a la identificación de aquellos comportamientos que separan a los líderes carismáticos de sus contrapartes no carismáticos. 

*Recientemente se ha concentrado la atención en un intento por determinar cómo los líderes carismáticos influyen en sus seguidores. El proceso comienza cuando el líder articula una visión atractiva. Luego, el líder comunica sus expectativas de alto desempeño y expresa su confianza en que sus seguidores lo pueden alcanzar. Esto incrementa la autoestima y autoconfianza de sus seguidores. A continuación, el líder transmite por medio de palabras y acciones un nuevo conjunto de valores y, por su comportamiento, brinda un ejemplo que los seguidores pueden imitar. Por último, el líder carismático se auto sacrifica y tiene un comportamiento no convencional para mostrar valor y convicciones acerca de la visión.

*¿Qué podemos decir acerca del efecto que el líder carismático proyecta sobre sus seguidores? Un cúmulo de investigaciones muestra una impresionante correlación entre el liderazgo carismático y un alto desempeño y satisfacción entre sus seguidores. Las personas que trabajan para líderes carismáticos están motivadas para realizar un esfuerzo adicional en el trabajo y, como les agrada su líder, expresan una mayor satisfacción.

• Liderazgo visionario:

*Es la capacidad para crear y articular una visión realista, creíble y atractiva sobre el futuro de una organización, la cual nace del presente y lo mejora.

*Una visión compartida se considera como tal cuando logramos que nuestra visión se convierta en la visión de todos,   esto quiere decir que no solo la acepten como mi visión, si no que la adopten como propia y se identifiquen con ella. Generando con esto un vinculo para una aspiración común y lograr más y mejores resultados dentro de la organización.

*Un liderazgo visionario presenta las siguientes características:

“Es aquella (aquel) jefe que junto con sus colaboradores, revisa el panorama general de su proceso o unidad de trabajo, recopila las ideas, las reacciones y compromisos de aquellos que poseen datos relevantes durante el proceso, formula y define conjuntamente las metas, los programas, las responsabilidades y los puntos de control con su gente. Después de haber discutido con ellos sus nuevas asignaciones, se mantiene en contacto con su gente para mostrarles su interés porque logren un buen desempeño. Les señala, tanto sus fuerzas como sus debilidades personales y brinda a cada quien la oportunidad de que aporte sus sugerencias para mejoras.”

*Que habilidades tiene los líderes visionarios:

☼ Capacidad de explorar la visión a otros.

☼ Capacidad para expresar la visión no solo verbalmente,  sino por medio del comportamiento del líder.

☼ Capacidad para extender la visión  a diversos contextos del liderazgo.

• Liderazgo transaccional en comparación con el transformacional

*Explicaremos cual es la diferencia entre un líder transaccional y otro transformacional

Lideres transaccionales: son aquellos que guían o motivan a sus seguidores hacia las metas establecidas, aclarándoles los requisitos de los roles y las tareas.

Lideres transformacionales: son aquellos que inspiran a sus seguidores para que vayan más allá de sus intereses personales, en bien de la organización, y son capaces de producir un efecto profundo y extraordinario en sus seguidores.

*Los líderes transaccionales se concentran en el presente y son muy buenos para conseguir que la organización funcione sin problemas y con eficiencia. Son excelentes en las funciones tradicionales de la administración, como la planeación y la preparación de presupuestos, y generalmente se concentran en los aspectos impersonales del desempeño de los trabajos. El liderazgo transaccional puede ser muy efectivo. 

*El liderazgo transformacional se caracteriza por la capacidad para producir cambios sustantivos. Los líderes transformacionales son capaces de emprender los cambios en la visión, la estrategia y la cultura de la organización y también de propiciar innovaciones en los productos y las tecnologías. 

Referencias:

Hacia nuevas formas de liderazgo

http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num8/doc11.htm

Liderazgo visionario, centro del conocimiento

http://journal.ean.edu.co/index.php/Revista/article/viewFile/62/59

Fundamentos de administración -Robins y Decenzo-2009